Zásady zpracování osobních údajů

Společnost 4P&P spol. s r.o., Za Kovárnou 422/23, 109 00 Praha 10, IČO: 25618768 (dále jen „4P&P“ nebo „Správce“) zpracovává veškeré osobní údaje důsledně v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů („Zásady“) se vztahují na

zpracování osobních údajů ze strany Správce během plnění smluv s obchodními partnery,
zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání nebo spolupráci
zpracování osobní údajů osob získaných prostřednictvím kamerových systémů pro osoby navštěvující provozovnu/y Správce,
zpracování osobních údajů prováděné Správcem během Vašeho používání internetových stránek, jejichž je Správce provozovatelem („Internetové stránky“).

Účely zpracování osobních údajů

1. Zpracování osobních údajů za účelem plnění obchodně právních smluv a předsmluvní jednání

Rozsah zpracování osobních údajů, právní titul a délka zpracování
Správce zpracovává níže uvedené osobní údaje na základě níže uvedených právních titulů a po níže stanovenou lhůtu

Kategorie údajů	Právní titul	Délka zpracování
Jméno a příjmení, kontaktní údaje, včetně telefonu a emailu	Plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR	Po dobu trvání obchodního vztahu a 10 let poté
Email, popř. telefonní číslo za účelem zasílání obchodních sdělení zákazníkům a potencionálním zákazníkům	Plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a oprávněný zájem spočívající v rozvíjení obchodních vztahů (marketingu) dle čl. 6 odst. 1 písm. f) a recitálu 47 GDPR	Po dobu trvání obchodně právního vztahu, popř. jednání o vzniku smlouvy a 1 rok poté
Číslo účtu (IBAN, BIC), IČO, DIČ	Plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR	Po dobu trvání obchodního vztahu a 10 let poté
Fotografie, Video záznam, jiné poskytnuté údaje v případě účasti na akci pořádané společností 4P&P	Souhlas dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a oprávněný zájem dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR spočívající v dokumentaci pořádané akce a marketingu	5 let od trvání akce anebo do odvolání souhlasu

Obchodní sdělení
Správce současně za účelem rozvoje obchodního vztahu zasílá svým obchodním partnerům obchodní sdělení v souladu s čl. 7 odst. 3 zákona 480/2004 o informační společnosti. Sdělení se mohou týkat novinek ohledně služeb Správce, pozvánek na akce pořádané Správcem anebo jiných podstatných informací týkajících se činnosti a služeb Správce. Pokud si nepřejete dostávat takováto oznámení, prosím napište nám email na gdpr@4pap.cz s předmětem Opt-out anebo odešlete daný online formulář.

Přenos údajů mimo EU
Správce veškeré osobní údaje zpracovává na území EEA, zejména v České republice a Velké Británii. Společnosti 4P&P, jako člen skupiny AdvantageSmollan Group, má podepsanou smlouvu o zpracování osobních údajů o sdílení údajů s mateřskou společností, sídlící ve Velké Británii, včetně standardních smluvních doložek.

Práva subjektu údajů
Viz. níže sekci Práva subjektů údajů

2. Zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání a zájemců o spolupráci

Kategorie údajů	Právní titul	Délka zpracování
Jméno a příjmení, kontaktní údaje, včetně telefonu a emailu	Souhlas dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR	Po dobu trvání souhlasu se zasíláním
Údaje o uchazeči/zájemci o spolupráci zaslané v životopise, motivačním dopise, popř. získané během pohovorů	Souhlas dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR	Po dobu trvání výběrového řízení, popř. souhlasu
Informace z veřejně dostupných zdrojů – veřejné rejstříky, sociální sítě, apod.	Oprávněný zájem Správce spočívající v ověření referencí dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR	Po dobu trvání výběrového řízení
Kopie dokumentů doložených před nástupem do zaměstnání	Plnění smlouvy dle čl. 6 odst.1 písm. b) GDPR	Po dobu trvání pracovní smlouvy
Potvrzení z lékařské prohlídky o schopnosti, popř. omezeních pro výkon zaměstnání	Plnění smlouvy dle čl. 6 odst.1 písm. b) GDPR	Po dobu trvání pracovní smlouvy

Nezpracováváme o Vás žádné osobní údaje zvláštní kategorie, tj. citlivé údaje, např. o zdravotním stavu.

V případě uděleného souhlasu, Správce může po dobu trvání souhlasu, který je udělený na maximální délku 3 let, oslovovat uchazeče, zájemce o spolupráci s nabídkou vhodných pozic odpovídajícím profilu uchazeče/zájemce o spolupráci. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat zasláním e-mailu na gdpr@4pap.cz s předmětem Opt-out.

Přeshraniční přenos
Společnost 4P&P zpracovává veškeré osobní údaje uchazečů a zájemců o spolupráci na území České republiky.

Práva subjektu údajů
Viz. níže sekci Práva subjektů údajů

3. Zpracování osobní údajů osob získaných prostřednictvím kamerových systémů pro osoby navštěvující provozovnu/y Správce

Prostory společnosti 4P&P jsou monitorovány za účelem ochrany majetku a zajištěním bezpečnosti práce. Záznam z videokamer je uchovávaný lokálně na serverech společnosti. Správce přijal nezbytná technická a organizační opatření za účelem zajištění bezpečnosti záznamu z kamer. Sledování prostor kamerou nemá zásadní dopad na práva fyzických osob – zaměstnanců nebo návštěv, protože je limitované na vstupní prostory a chodby. Záznam z kamer může být v odůvodněných případech sdílený se třetími stranami, např. Policií ČR anebo pojišťovnami.

Délka uchování
Záznam je uchováván po dobu 14 dní, poté je přemazaný.

Práva subjektu údajů
Viz. níže sekci Práva subjektů údajů

4. Zpracování osobních údajů prováděné Správcem během Vašeho používání internetových stránek, jejichž je Správce provozovatelem

Kategorie údajů	Právní titul	Délka zpracování
IP adresa, navštívené stránky, délka návštěvy	Oprávněný zájem spočívající v zajištění funkčnosti webových stránek a vhodného obsahu dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR	Dle nastavení jednotlivých cookies, pokud byl udělený souhlas

Práva subjektu údajů
Viz. níže sekci Práva subjektů údajů

POUŽITÍ COOKIES

Soubory cookies jsou malé textové soubory obsahující jedinečný identifikátor, které jsou uloženy na Vašem počítači nebo mobilním zařízení, takže Vaše zařízení může být rozpoznáno, když používáte určitou webovou stránku, nebo mobilní aplikaci. Lze je použít pouze po dobu trvání Vaší návštěvy nebo mohou být použity k měření toho, jak v průběhu času reagujete na služby a obsah. Soubory cookies pomáhají se zajištěním důležitých vlastností a funkcionalit na našich webových stránkách a v mobilních aplikacích, a pomáhají zlepšovat Váš zákaznický zážitek.

Druhy cookies

Cookies lze dělit na základě několika kritérií. Podle toho, kdo cookies vytváří a zpracovává lze rozdělit cookies na dvě kategorie: (i) Cookie první strany (first party cookie) vytváří přímo webové stránky nebo skripty na stejné doméně. Nejčastěji slouží k zajištění základní funkčnosti webové stránky. (ii) Cookie třetích stran (third party cookie) jsou vytvářeny ostatními weby. Tyto weby na navštívené webové stránce vlastní nějaký obsah, např. reklamy, obrázky nebo videa.

Cookies lze také rozdělit podle jejich trvanlivosti na: (i) Relační cookies (session cookies) jsou dočasné. Ukládají se do Vašeho zařízení jen do doby, než ukončíte práci s internetovým prohlížečem a po jeho zavření se vymažou. Tyto cookies jsou pro řádnou funkčnost webových stránek či přidružených aplikací nezbytné. (ii) Permanentní cookies (persistent cookies) můžeme využívat pro Vaši snadnější a pohodlnější orientaci na našich webových stránkách (například jednodušší a rychlejší navigace). Tyto cookies zůstávají ve Vašem prohlížeči po delší období nebo dokud je ručně neodstraníte. Délka toho období závisí na zvoleném nastavení internetového prohlížeče. Permanentní cookies umožňují přesun informací na internetový server při každé návštěvě webových stránek.

Podle účelu použití lze cookies dělit na: (i) Nezbytně nutné (esenciální) cookies, které jsou zapotřebí k provozu webové stránky. Zahrnují například cookies, které Vám umožňují přihlásit se do zabezpečených částí naší webové stránky. Tyto cookies neshromažďují informace o uživatelích, které by se daly použít k marketingovým účelům nebo k zapamatování toho, jaké stránky uživatelé na internetu navštěvovali. (ii) Výkonnostní cookies používáme ke zlepšení fungování webových stránek. Tyto cookies shromažďují informace o tom, jak návštěvníci tyto webové stránky používají, např. na které stránky návštěvníci chodí nejčastěji a zda z webových stránek dostávají chybová hlášení. Také nám dovolují zaznamenávat a počítat počet návštěvníků webových stránek, což nám umožňuje sledovat, jakým způsobem návštěvníci tyto webové stránky používají. Tyto cookies neshromažďují informace, které by umožnily osobní identifikaci uživatele. Informace shromážděné pomocí těchto cookies, jsou souhrnné a anonymní. (iii) Funkční cookies usnadňují ovládání a vylepšují funkce webových stránek. Používají se k aktivaci konkrétních funkcí webových stránek (např. přehrávání videí) a jejich nastavení podle Vašich voleb (např. jazyk), s cílem vylepšit Vaši zkušenost s webovými stránkami. Zároveň funkční cookies slouží na zapamatování si Vašich preferencí při další návštěvě webových stránek. Neshromažďují ale informace, které by vás dokázaly identifikovat. (iv) Cílené a reklamní (profilovací) cookies se používají ke sledování preferencí, které odhalíte prostřednictvím používání webových stránek, a za účelem zasílání reklamních zpráv v souladu s těmito preferencemi.

Využíváme tyto cookies

Technický název	Vydavatel	Účel o popis cookies	Druh/ Doba trvání
CONSENT	Google.com	Nastavení jazyku webové stránky	Permanentní (20 let)
Ga	Google Analytics	Slouží k rozlišování uživatelů webových stránek přidělením náhodně generovaného čísla	Permanentní (24 měsíců)
Gat	Google Analytics	Slouží k vyhodnocení požadavků na webové stránce	Relační
Gid	Google Analytics	Slouží k identifikaci návštěvníka	24 hodin
Sessid	4pap.com	Obsahuje odkaz na relaci uloženou na webovém serveru. V prohlížeči uživatele nejsou uloženy žádné informace a tento soubor cookies může používat pouze aktuální webová stránka	Relační
cookieconsent_status	4pap.com	Uchovává informaci o tom, zda si uživatel přál povolit analytické cookies.	Permanentní

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Jako subjekt údajů máte níže uvedená práva, která pro Vás z právních předpisů vyplývají, a která můžete kdykoliv uplatnit:

I. Právo na přístup k osobním údajům: chcete-li vědět, jestli o Vás 4P&P zpracovává osobní údaje, máte právo získat informace o tom, jestli jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte také právo k Vašim osobním údajům získat přístup.
II. Právo na opravu nepřesných a nepravdivých osobních údajů: v případě, že se domníváte, že o Vás 4P&P zpracovává nepřesné či nepravdivé osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu. 4P&P opravu provede bez zbytečného odkladu, s ohledem na technické možnosti.
III. Právo na výmaz: v případě, že požádáte o výmaz, 4P&P vymaže Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo (iv) zpracování Správci neukládá zákonná povinnost.
IV. Právo na omezení zpracování osobních údajů: v případě, že nemáte zájem na výmazu, ale pouze na dočasném omezení zpracování Vašich osobních údajů, můžete po Správci požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů.
V. Právo na přenositelnost údajů: v případě, že chcete, aby 4P&P Vaše osobní údaje, které zpracovává na základě Vašeho souhlasu anebo na základě smlouvy, předala třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, 4P&P Vaší žádosti nebude moci vyhovět.
VI. Právo vznést námitku: máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely ochrany oprávněných zájmů Správce. V případě, že 4P&P neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, zpracování na základě Vaší námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

O práva můžete požádat buď na daném linku anebo využitím formuláře na stránce Kontakty.

Společnost jmenovala pověřence pověřence, kterého můžete kontaktovat:

Za Kovárnou 422/23
109 00 Praha 10
gdpr@4pap.cz
Tel. +420 257 318 953

Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od 25. 5. 2018, datum poslední revize – duben 2024.